Как победить согласование платежей в компании

Согласование счетов — повседневная, но важная деятельность. Трудно представить ситуацию, когда счета клиентам выставляются без предварительного одобрения руководства. И когда в организации процесс согласования проходит минимум раз в неделю, становится очевидной необходимость его автоматизации.

Основы согласования платежей в организациях

Согласование платежей – ключевой элемент финансового менеджмента в организации. Процедура — не формальность, а мощный инструмент контроля, обеспечивающий целесообразность и законность финансовых операций. Понимание и грамотное внедрение процесса помогает предотвратить ошибки и злоупотребления, а также оптимизировать расходы.

Основные этапы согласования платежей:

1. Проверка соответствия заявки бюджету. Этот шаг гарантирует, что запланированный платеж укладывается в рамки утвержденного бюджета

2. Анализ первичных документов. Необходимо удостовериться, что документы, подтверждающие необходимость платежа, заполнены корректно и полностью

3. Определение приоритетов платежей. Важно определить очередность платежей, особенно, в условиях ограниченных финансовых ресурсов.

Принципы эффективного согласования:

1. Четкая процедура подачи и обработки заявок. Каждый шаг, от подачи заявки до её утверждения, должен быть прозрачным и понятным всем участникам процесса.

2. План действий при отказе в согласовании. Необходимо разработать четкие инструкции для ситуаций, когда заявка не получает одобрения.

3. Разумное распределение времени на согласование. Определение временных рамок для каждого этапа помогает избежать задержек в процессе.

4. Определение ролей и ответственности участников. Ясное распределение обязанностей и полномочий способствует эффективности и предотвращает конфликты.

5. Формализация правил. Разработка и внедрение стандартизированных процедур согласования обеспечивает унификацию и снижает риски ошибок.

В реальной бизнес-среде наблюдаются различные подходы к согласованию платежей. Например, в крупных международных компаниях используются специализированные программные решения для автоматизации процесса. Это позволяет существенно сократить время на обработку заявок и уменьшить вероятность человеческой ошибки. В малых и средних предприятиях процесс менее формализован, но и здесь важно поддерживать четкость и последовательность действий.

Этапы и нюансы согласования платежей в компаниях

Согласование платежей - многоэтапный процесс,  обеспечивающий эффективное управление финансовыми ресурсами в организации. Он состоит из нескольких ключевых шагов и варьируется в зависимости от суммы, цели платежа и специфики контрагента.

Основные шаги согласования платежей:

1. Подготовка заявки. Инициатор платежа, обычно, сотрудник отдела, формирует заявку согласно установленным стандартам компании.

2. Контроль целесообразности. Руководитель подразделения проверяет, насколько корректно и обоснованно заполнена заявка.

3. Бухгалтерский контроль. Главбух осуществляет проверку документов на оплату, удостоверяя их соответствии с законодательством.

4. Бюджетный контроль. Финансовый контролер оценивает, соответствует ли запрашиваемый платеж утвержденному бюджету и лимитам по статьям затрат.

5. Исполнение платежа. После успешного согласования на всех уровнях, бухгалтер выполняет платеж.

Маршрут согласования может быть модифицирован в зависимости от особенностей конкретной ситуации:

• Для заявок на крупные суммы вводится дополнительный этап согласования у финансового директора

• В некоторых случаях, например при покупке основных средств, заявка должна визироваться финансовым директором

• При работе с определенными контрагентами, особенно, если существуют специальные договоренности, платежи могут требовать одобрения генерального директора.

В реальной бизнес-практике процесс согласования платежей значительно отличается в разных организациях. Например, в стартапах и малых предприятиях процесс более гибкий и менее формализованный. В крупных корпорациях часто применяются автоматизированные системы управления финансами, которые позволяют упростить и ускорить процесс согласования.

Оптимизация сроков согласования платежей

Для обеспечения своевременности и эффективности финансовых операций организация должна стремиться к оптимизации сроков согласования заявок на платежи. Основные шаги могут включать следующие действия:

• Установление четких временных рамок для каждого участника процесса. Определите, сколько времени должен занимать каждый этап согласования, и установите четкие сроки для исполнителей

• Автоматизация процесса согласования. Внедрение систем электронного документооборота значительно ускоряет процесс и упрощает мониторинг сроков

• Введение системы уведомлений. Настройте автоматическую отправку уведомлений сотрудникам о приближающихся и просроченных датах

• Назначение ответственных лиц. Определите координатора/группу лиц, которые будут отвечать за контроль над соблюдением установленных сроков и качеством проведения согласования.

• Регулярный анализ и корректировка процесса. Систематически анализируйте эффективность установленных сроков и при необходимости корректируйте их для улучшения работы системы.

Построение четкого и эффективного процесса согласования требует планирования и учета возможных рисков и задержек. Необходимо заранее предусмотреть время на доработку заявки, если она будет возвращена инициатору. Это обеспечит бесперебойность финансовых потоков и поможет избежать простоев и задержек в работе.

Кроме того, очень важно внедрение культуры соблюдения сроков внутри организации. Регулярное обучение и повышение осведомленности сотрудников о значимости сроков согласования и их влиянии на общее финансовое здоровье организации поможет улучшить дисциплину и ускорить процессы.

В качестве примера: одна из компаний после введения системы управления задачами и контроля сроков согласования смогла сократить общее время обработки платежей на 30%, что положительно сказалось на оборачиваемости капитала и общей производительности.

Внедрение процедуры согласования платежей в компании

Процесс внедрения процедуры согласования платежей в компании — ключевой аспект финансового управления и контроля. Процесс можно разбить на несколько основных этапов:

1. Разработка регламента. Создание внутреннего регламента, который включает правила и процедуры — первый шаг. Важно, чтобы регламент был четким, понятным и обеспечивал прозрачность финансовых операций.

2. Формализация заявки на платеж. Разработайте стандартную форму заявки на платеж, которая будет включена в регламент как приложение. Это поможет стандартизировать процесс подачи и рассмотрения заявок.

3. Утверждение новых правил. Это придает процедуре официальный статус и является гарантией их исполнения.

4. Определение даты вступления в силу. Четко определите, с какого момента новые правила начнут действовать. Это даст возможность подготовиться к переходу на новую систему.

5. Обучение персонала. Перед введением новых правил важно провести обучение сотрудников, которые будут участвовать в процессе согласования платежей. Это включает в себя семинары, тренинги или краткие инструктивные сессии.

6. Распространение информации среди сотрудников. Важно убедиться, что сотрудники, причастные к процедуре платежей, ознакомлены с новыми правилами и понимают их.

 После внедрения процедуры необходимо следить за ее эффективностью и собирать обратную связь от сотрудников для возможных улучшений.

Подписывайтесь на наш Телеграм канал, чтобы быть в курсе актуальных новостей!