Главная Статьи Бизнес

Автоматизация работы с поставщиками: тренды и перспективы на 2024 год

14 августа 2024 #Бизнес

Автоматизация процессов закупок давно стала нормой для крупного бизнеса, обеспечивая эффективное управление запасами и оптимизацию затрат. Например, сетевые рестораны используют специализированные системы для формирования заказов поставщикам, что гарантирует наличие всех необходимых ингредиентов для приготовления блюд. Это позволяет не только экономить время сотрудников, но и значительно сокращать расходы, особенно в условиях высоких оборотов. Рассмотрим все детали автоматизации поставок на примере заведений общественного питания.

Новая необходимость?

С 2022 года потребность в автоматизации стала актуальной и для представителей среднего и малого бизнеса. Исследования показали, что ускорение и оптимизация процессов работы с поставщиками выходят на первый план среди прочих потребностей предпринимателей в области общественного питания. Это подтверждается и активным обсуждением темы на профильных мероприятиях, таких как фестивали и выставки, где организуются специальные сессии, посвященные вопросам закупок и логистики.

К 2024 году тенденция к автоматизации только усилилась, стимулированная экономическими вызовами, включая санкции и нестабильность рынка. Российские компании активно ищут пути для снижения издержек, в том числе, за счет более эффективного взаимодействия с поставщиками. Автоматизация позволяет не только упростить процесс заказа товаров, но и значительно сократить расходы, даже на такие позиции, как расходные материалы. Экономия, достигаемая за счет оптимизации закупок, может составлять от 1% до 3% от общего объема затрат, освобождая средства для развития и инвестирования в бизнес.

Эффективность управления поставками

Улучшение взаимодействия с поставщиками становится приоритетом, когда ресторан или кафе сталкиваются с избыточными списаниями, высокими отходами или повышенным уровнем фудкоста. Рациональный подход к закупкам позволяет оптимизировать расходы и повысить рентабельность.

Индикаторы проблем в закупках:

Избыток списаний может быть свидетельством неоптимального планирования закупок. К примеру, уменьшение числа посетителей кафе требует корректировки объемов заказываемых круассанов для избежания их излишка и последующего списания.
Повышенный процент отходов указывает на возможные недостатки в качестве продукции или технологии ее обработки. Анализ и корректировка закупок, возможно, смена поставщика или улучшение обработки, могут снизить объем отходов.
Рост фудкоста сигнализирует о необходимости анализа себестоимости блюд и оптимизации закупочных цен. Вариативность ингредиентов по сезонам, как в случае с земляникой, требует грамотного планирования закупок, включая возможность заготовки на будущее.

Оптимизация закупочной деятельности:

Прогнозирование и планирование закупок играют ключевую роль. Использование данных о потреблении позволяет точно определять необходимые объемы и частоту поставок, предотвращая как недостаток, так и избыток продукции.
Автоматизация учета помогает в мониторинге потребления и остатков продуктов, обеспечивая своевременное и точное планирование заказов.
Качественный анализ поставщиков и продукции, а также контроль за соблюдением условий поставки гарантируют стабильность качества и минимизацию отходов.

Например, АВС-анализ и отслеживание статистики расхода ингредиентов дают руководителям понимание оптимальных объемов закупок. Основываясь на данных об использовании и остатках, формируется заказ, учитывающий качество, цену и условия поставки.

Системный подход к управлению поставками включает в себя:

Формирование заказов на основе анализа потребностей и рыночной ситуации
Согласование заказов с поставщиками, учитывая условия и требования к качеству
Контроль поставок и приемка товара, включая соблюдение нормативных требований, например, ЕГАИС для алкоголя или Честный ЗНАК для молочной продукции.

Применение этих принципов позволяет ресторанам и кафе не только избежать лишних затрат, но и обеспечить высокое качество обслуживания, предлагая гостям свежие и качественные блюда. Эффективное управление закупками является ключевым фактором успешной работы любого заведения общественного питания, позволяя не только сократить расходы, но и повысить удовлетворенность клиентов.

Уровни автоматизации в управлении поставками

В мире бизнеса, особенно в сфере общепита, прогресс не стоит на месте. Автоматизация становится неотъемлемой частью управления, позволяя предпринимателям сокращать издержки и увеличивать прибыль. Рассмотрим ступени автоматизации, которые предприятие проходит на пути своего развития.

Начальный этап. Вручную. Для маленьких кофеен с ограниченным числом посадочных мест начальный уровень без автоматизации может быть приемлем. Ведение учета вручную и "на память" характерно для этой стадии. Однако такой подход ограничивает возможности анализа и оптимизации из-за отсутствия исторических данных и риска потери важной информации.
Полуавтоматический уровень. На этом этапе происходит автоматизация внутренних процессов заведения: управление заказами, контроль продаж и составление отчетности. Частично автоматизируется приемка товара, но взаимодействие с некоторыми поставщиками все еще требует ручного ввода данных из-за их предпочтения работать с бумажными документами. Это увеличивает риск ошибок и затрудняет учет остатков.
Электронный документооборот (ЭДО). На этой стадии как бизнес, так и поставщики полностью переходят на цифровое ведение документации, исключая необходимость в бумажных носителях. Это упрощает процесс приемки и учета товаров, минимизирует вероятность ошибок и автоматически обновляет данные о запасах в системе учета.
Автозаказ. Интеграция и автоматизация. Самый высокий уровень автоматизации включает системы, способные самостоятельно анализировать потребности в товарах и формировать заказы поставщикам. Этот подход исключает ручной труд при составлении заказов и оптимизирует процесс пополнения запасов, исходя из анализа предыдущих периодов и текущего уровня запасов.

Несмотря на все преимущества автоматизации, роль человека в управлении бизнесом остается ключевой. Автоматические системы эффективно справляются с рутинными задачами, но не способны учитывать множество внешних факторов, таких как изменения в потребительских предпочтениях или погодные условия, которые могут влиять на спрос.

Владелец бизнеса, имея полную картину и доступ к аналитике, способен принимать стратегические решения, направленные на развитие и повышение прибыльности.

Переход на автоматизированные закупки через 1С

Автоматизация может происходить разными путями, от простых до сложных решений, каждое из которых имеет свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

Использование Excel

Excel часто становится первым шагом к автоматизации благодаря своей гибкости и функциональности. Однако его эффективность ограничивается несколькими ключевыми факторами:

Высокий порог входа для настройки.
Необходимость ручной выгрузки данных из 1С и их последующей загрузки в Excel.
Ограниченные возможности автоматизации без использования VBA.

Типовой механизм автоматизации в 1С

Версии 1С предлагают встроенные механизмы для автоматизации закупок, которые теоретически могут удовлетворить базовые потребности. Однако на практике их освоение и внедрение оказывается сложным из-за трудностей изучения и внедрения, а также недостаточного функционала.

Самостоятельная разработка системы автозаказа

Создание собственной системы позволяет полностью адаптировать её под специфику работы компании. Однако этот путь сопряжен с рисками нехватки глубоких знаний в области закупок и сложностями дальнейшего развития и поддержки системы.

Готовые системы автозаказа

Рынок предлагает готовые решения, как независимые, так и разработанные на платформе 1С. Они могут охватывать широкий спектр потребностей в области закупок и предлагать глубокую аналитику и автоматизацию процессов.

Сравнительная таблица вариантов автоматизации

Параметр	Excel	Типовой механизм 1С	Самостоятельная разработка	Готовые системы
Сложность настройки	Высокая	Сложная	Зависит от проекта	Варьируется
Интеграция с 1С	Ручная выгрузка/загрузка	Полная	Полная	Частичная/Полная
Гибкость	Максимальная	Ограниченная	Высокая	Средняя
Поддержка	Отсутствует	Ограничена	Сложно обеспечить	Предоставляется
Стоимость	Низкая	Входит в стоимость 1С	Высокая	Высокая
Функционал	Ограниченный	Базовый	Пользовательский	Расширенный
Обучение	Требуется	Требуется	Требуется	Требуется
Развитие системы	Ограничено	Сложное	Сложное	Упрощено